Egzekutor Projektów – osiągnij więcej, robiąc mniej

Jak uwolnić energię uwięzioną w rozpoczętych projektach i skoncentrować się na tym, co naprawdę ważne?

Koncentracja na jednym zadaniu jest niemożliwa, gdy na liście Twoich zadań jest 60 rzeczy z 10 obszarów życia, z których jedna połowa wydaje się pilna, a druga ważna długoterminowo. Projekty w pracy, pasje i hobby, dbanie o zdrowie i rodzinę, życie towarzyskie i rozrywka. Tyle rzeczy do zrobienia na wczoraj i jeszcze więcej możliwości na jutro.

Ta “obfitość” potrafi przytłoczyć każdego.

Przeładowanie poznawcze to jedna z trzech głównych przyczyn “problemów z koncentracją” i “odkładaniem na potem”.

To przytłoczenie obfitością zadań, projektów,  a w związku z tym informacji do analizy i decyzji do podjęcia jest nazywane przeładowaniem poznawczym (cognitive overload). Powoduje ono problemy z koncentracją, zapchanie pamięci krótkotrwałej i osłabienie inteligencji.

Najczęściej objawia się rozpoczynaniem wielu rzeczy i przeskakiwaniem od zadania do zadania. To powoduje, że czujesz się zmęczony po całym dniu, a jednocześnie niewiele zadań zostaje zakończonych.

Za dużo zadań i projektów paraliżuje koncentrację i uniemożliwia prawdziwe skupienie.

Jak zatem skupić się na pracy, gdy ciągle myślisz o innych rzeczach do zrobienia? Pisałam już o oczyszczaniu myśli, a dziś pokażę Ci technikę Egzekutora Projektów, dzięki której:

• skupisz się na tym, co naprawdę ważne w Twojej pracy, rozwoju i życiu osobistym;
• wyeliminujesz to, co zbędne i odpuścisz projekty, które tylko wydają się ważne;
• nauczysz się jak kończyć ważne projekty, zanim zaczniesz kolejne;
• poukładasz w głowie rzeczy do zrobienia i będziesz wiedział na czym się skupić.

Brzmi dobrze? To do dzieła 🙂

Jak Einstein odkrył teorię względności?

Nie chodzi mi o wywód matematyczny jego teorii, lecz jak udało mu się to osiągnąć.

Gdy przyjrzysz lepiej się jego życiu odpowiedź stanie się prosta. Skupiał się wyłącznie na swojej pracy i jednocześnie pasji.

Gdyby Einstein prowadził bloga, uczył ludzi na Uniwersytecie, uczęszczał do ToastMastersów, 3 razy dziennie przeglądał  Facebooka, czytał 30 maili i 20 stron internetowych dziennie, a do tego wykonywał zlecenia po godzinach dla 10 klientów… to dalej żylibyśmy w epoce fizyki Newtona.

Jednak gdy prześledzisz jego życie to zauważysz, że był człowiekiem skupionym. Między rokiem 1912 a 1915 pracował intensywnie nad sformułowaniem i dowiedzeniem teorii względności. Jak widać z jego listów ucierpiało na tym jego małżeństwo, a włosy całkowicie osiwiały z nadmiaru stresu. Oczywiście nie chodzi mi o to, abyś Ty szedł w jego ślady i zawalał związki czy rujnował zdrowie.

Chcę abyś zrozumiał, że skupienie się na jednym projekcie naraz daje spektakularne efekty.

Robienie wielu rzeczy daje marne efekty.

Einsteinowi udało się osiągnąć coś niesamowitego – kompletnie zmienił sposób postrzegania naszej rzeczywistości. Wykazał matematycznie, że czas płynie wolniej, gdy zaczynamy poruszać się bardzo szybko. Jego teorie przyczyniły się do powstania tranzystorów, telefonów komórkowych i wielu innych urządzeń. Stworzył koncepcję, która na zawsze zmieniła oblicze nauki oraz życia codziennego.

Tobie też uda się coś wyjątkowego, gdy tylko skupisz się na jednym projekcie naraz.

Sukces Einsteina można sprowadzić do reguły:

„Jesteś najbardziej produktywny, gdy skupisz się na małej liczbie projektów i poświęcisz im dużą ilość czasu i energii”

Chcesz pieniędzy, sławy, wpływu i wolności? Skoncentruj swoją energię i czas na maksymalnie 3 projektach, aż uzyskasz zadowalające rezultaty. Tu nie ma skrótów!

Gdy zainwestujesz czas i energię w coś, co kochasz, końcowy efekt jest niezwykły. Wiem jak to jest, bo od 11 lat każdy dzień poświęcam na uczenie siebie i innych szybkiej nauki. Każdy dzień bez weekendów, świąt i wakacji. Każdą możliwą godzinę przeznaczam na swój rozwój i dzielenie się swoją wiedzą i doświadczeniem z innymi. 11 lat ciągłego rozwoju i nie mam dosyć! To jest piękne, lecz…

Jednocześnie trudno przewidzieć czy tak duży czas i energia zainwestowane tylko w jeden projekt opłaci się i pozwoli żyć pełnią życia. Jest tutaj spore ryzyko i większość z nas rozpoczyna wiele rzeczy zasiewając ziarno wszędzie gdzie to możliwe “a nóż się coś urodzi”.

Jest to zdradliwe. Ciekawość i pasja często prowadziły mnie do rozpoczynania kilku nowych projektów jednocześnie. W końcu miałam tak dużo na głowie, że nie wiedziałam w co włożyć ręce. Rozpoczęte e-booki, artykuły, moja personalna strona, fanpage na Facebooku, bonusy do szkolenia, coachingi, a do tego masa zainteresowań, stos książek do przeczytania, rodzina i ogromne grono znajomych. Nie dawałam rady…

Aż przypomniałam sobie zasadę: „Jesteś najbardziej produktywny, gdy w małą liczbę projektów inwestujesz dużą ilość czasu i energii”.

Szukając złotego środka pomiędzy ekstremalną koncentracją na jednym, a rozpoczynaniem bardzo wielu projektów w różnych obszarach znalazłam technikę Egzekutora Projektów. Dzięki niemu wyeliminowałam aktywności, które nie są dla mnie absolutnie najważniejsze. To dało mi oddech i przestrzeń do prawdziwej koncentracji.

Jak działa Egzekutor Projektów?

Skutecznie! Wszystkie projekty w życiu możesz podzielić na 3 kategorie:

1. zawodowe (praca lub nauka/studia),

2. osobiste (relacje z bliskimi i samorozwój).

3. hobbystyczne (związane z Twoimi zainteresowaniami i hobby, które wychodzą poza 1 i 2 kategorię).

Robiąc Egzekutora Projektów weźmiesz pod lupę wszystkie swoje projekty, nad którymi teraz pracujesz. Część z nich będzie związana z Twoją pracą lub nauką, część z hobby, a część z Twoim życiem osobistym i rozwojem. Najpierw ustalisz kluczowe projekty, potem zastanowisz się, które z nich możesz zostawić bez większych konsekwencji, a które możesz skończyć w ciągu 1-3 tygodni.

Taka czystka pozwoli Ci uwolnić mentalną energię, którą teraz poświęcasz na utrzymanie wszystkich zadań, projektów, obietnic, planów i marzeń w pamięci.

Oto procedura Egzekucji Projektów:

1. Weź kartkę i długopis lub otwórz dokument tekstowy. Podziel kartkę na 3 kolumny. Pierwsza z nich to projekty zawodowe, druga hobbystyczne, trzecia osobiste. Wpisz odpowiednie nazwy na górze każdej kolumny.

2. Teraz czas na burzę mózgu. W odpowiednich kolumnach wypisz wszystkie projekty i aktywności, którymi teraz się zajmujesz. Mogą to być projekty i zadania firmowe, rozpoczęte lekcje języka obcego, zaczęte książki, różne spotkania czy czas dla rodziny i przyjaciół. Wypisz wszystko, czym aktualnie się zajmujesz. Gdy już to masz:

3. Zaznacz wykrzyknikiem w każdej kolumnie jeden lub dwa projekty, które dadzą Ci największy zwrot. To projekt, którym na pewno warto się zająć, bo procentuje na przyszłość i jest wart zachodu.

4. Teraz popatrz na pozostałe aktywności i zastanów się: „Co w tym momencie mógłbyś sobie odpuścić bez większych konsekwencji?”. Wykreśl te projekty z listy. Bądź twardy i usuń wszystko, co nie daje Ci dużej wartości typu niedoczytane książki czy dawni znajomi. Egzekucja projektów rozpoczęta! Gdy już wykreślisz liczne pozycje:

5. Przyjrzyj się temu, co zostało i ustal, w jaki sposób możesz zakończyć te projekty w ciągu 1-3 tygodni. Zapytaj siebie: „Czego potrzebuję, aby zakończyć te projekty?” i wypisz wszystko, co przychodzi Ci do głowy. Na podstawie tych informacji ustal plan działania.

Ta technika jest idealna dla osób, które już mają na głowie za dużo rzeczy i odczuwają przytłoczenie i przeładowanie.

Przez następne 30 dni nie podejmuj się żadnych nowych aktywności, lecz skup się na zakończeniu starych projektów oraz na projektach z wykrzyknikiem.

Działaj zgodnie z zasadą Einsteina: „Jesteś najbardziej produktywny, gdy możesz skupić się na małej liczbie projektów i poświęcić im dużą ilość czasu i energii”.